Des conseils pour la mise en place d’un plan de déménagement de bureaux
Quelle que soit la stabilité d’une entreprise, elle subira probablement une transition à un moment donné, ce qui vous obligera à changer d’emplacement. Cela peut être pour le mieux, comme le besoin d’espace de bureau supplémentaire lorsque vous développez vos opérations, ou pire, comme le déclassement de votre emplacement pour faire le loyer. Quelle que soit votre raison, une chose est sûre : le déménagement d’un bureau n’est pas une promenade dans le parc.
Mais n’ayez crainte. Cela n’a pas à être aussi stressant que vous le pensez. Tout ce dont votre entreprise a besoin, c’est d’un plan systématisé pour faire bouger les choses. Cela dit, voici comment vous pouvez en trouver un bon.
Commencer de bonne heure
Il y a une raison pour laquelle le dicton « le lève-tôt attrape le ver » est très populaire. C’est parce que c’est vrai la plupart du temps. Dans ce cas, plus tôt vous élaborerez une stratégie, meilleures seront vos chances de réussite de la transition.
Voici des conseils en vidéo :
Si les déménageurs recommandent un mois de planification pour planifier un déménagement, vous aurez besoin d’au moins six mois pour planifier un déménagement de bureau.
Au cours de ces six mois, vous pouvez :
- Concevez l’aménagement de votre nouveau bureau
- Commencez a sauvegarder vos fichiers
- Adaptez-vous aux changements soudains
- Attribuer des personnes pour faciliter le déménagement
- Créer un calendrier avec des objectifs raisonnables
- Purgez progressivement le bureau de l’encombrement
- Travailler avec une entreprise spécialisée dans le déménagement de bureaux
Travailler avec une entreprise de déménagement
Lorsqu’il s’agit de déplacer une entreprise, les temps d’arrêt (et la perte de revenus qui en résulte) sont le plus grand ennemi de votre entreprise. Si vous souhaitez revenir à la productivité le plus rapidement possible, il est préférable de laisser des professionnels gérer la logistique impliquée.
Lors du déménagement d’un bureau, vous avez besoin de plus que de simples déménageurs de confiance. Vous devez travailler avec une entreprise de déménagement qui se déplace rapidement, habilement et parfaitement pour minimiser les temps d’arrêt. Une entreprise de déménagement professionnel doit :
- Fournir un coordinateur de déménagement qui assure la liaison entre les déménageurs et votre équipe tout au long du processus de déménagement
- Travailler avec vous pour concevoir le plan d’étage de votre nouvel espace de bureau
- Fournir un système de mise en caisse pour emballer les documents et les bureaux des employés
- Démonter et emballer les meubles de bureau volumineux, les cabines, etc.
- Travailler avec l’équipe informatique pour vous assurer que les systèmes critiques sont de nouveau opérationnels et fonctionnent rapidement
- Charger et transporter tous les articles vers le nouveau bureau
- Aménager le nouvel espace selon le plan prédéterminé
- Fournir une assistance après les heures et le week-end pour minimiser les temps d’arrêt
Marquer chaque boîte
L’étiquetage des boîtes est essentiel pour réduire les temps d’arrêt. Rien ne prend plus de temps que de devoir régler les choses dans votre nouveau bureau.
Utilisez un système d’étiquetage à code couleur pour vous assurer de savoir rapidement où une boîte doit aller. Par exemple, vous pouvez coller des étiquettes bleues sur toutes les boîtes destinées à la cuisine. La consolidation d’éléments similaires contribue également grandement à rationaliser le processus.
