Signer un document pdf, comment ça marche ?
A quoi ressemble une signature électronique ? Il s’agit d’un nombre ou bien d’une suite de nombre associé à un fichier et au signataire. Un processus sécurisé via la cryptologie (cette technologie permet de cacher des informations, maintenir la confidentialité des échanges et assurer l’authenticité des documents)
Vous n’aurez plus besoin de parapher 20 pages lors de la signature de votre contrat puisque cela n’est plus forcément nécessaire lorsque vous allez signer un document pdf. Découvrons ci-dessous les autres avantages de signer des documents pdf.
Quels avantages apporte la signature de documents pdf pour les entreprises ?
De nos jours, digitaliser son entreprise présente des avantages conséquents que nous allons vous présenter ci-dessous :
- Une économie d’argent. Tous les documents peuvent être stockés numériquement. Les salles d’archive dans les entreprises peuvent être utilisées pour de nouveaux bureaux. Vous n’aurez plus besoin de ressources physiques comme l’achat de papiers ou classeurs.
- Un gain de temps. Chaque document peut être envoyé par mail. Vous n’aurez plus besoin d’imprimer un document pour le signer. Vous aurez ainsi moins de déplacements à faire.
- Des informations centralisées. Vos documents seront numérisés et stockés dans un serveur. Si vous êtes dirigeant d’une société, vos collaborateurs pourront consulter des documents internes et utiles pour l’ensemble de l’équipe. Cela permet de fluidifier et faciliter la communication entre chaque personne.
La signature électronique sur le plan juridique
Une signature électronique permet, tout comme la signature traditionnelle, de certifier des documents, de garantir l’identité du signataire et l’intégrité de ces documents. Au fil des années, le droit européen ainsi que le droit français ont bien évidemment encadré le procédé.
Au niveau européen la signature électronique est encadrée par eIDAS, qui est l’organisme chargé du règlement des signatures électroniques ainsi que des transactions électroniques. Ce règlement prévoit 3 niveaux de fiabilité : simple, avancé et qualifié .
Quels sont les principaux enjeux de la signature sur un document pdf ?
Les enjeux majeurs de la signature de documents en pdf opèrent principalement au niveau des échanges entre une société et ses fournisseurs. Pourquoi ? Car cela a un impact par rapport au retour sur investissement.
Les délais au niveau des échanges d’informations avec les fournisseurs doivent être considérablement améliorés pour chacune des étapes. Nous avons listé ci-dessous les 3 processus à optimiser dans les années à venir :
- Le délais moyen de la transmission des factures des fournisseurs (vous devrez compter en général 2 semaines de délais)
- La présence d’actions chronophages tant pour l’entreprise que pour les employés qui réalisent ce type de tâche. (la saisie des données, le tri des lettres etc.)
- La possibilité de faire plus d’erreurs que sur un document numérisé comme la perte d’un document, une erreur sur le montant d’une facture, sur les coordonnées du destinataire ou une faute de frappe sur d’autres données sensibles)
Signer un document en pdf devient peu à peu la norme dans les entreprises. Cela apporte une vraie valeur ajoutée sur tous les plans. Tant pour les employés que pour les employeurs.
