Les avantages d’un logiciel de gestion des contrats en entreprise
Les contrats sont la base des affaires pour de nombreuses industries. La gestion des contrats dans un processus connu sous le nom de gestion du cycle de la vie des contrats est cruciale pour maintenir des relations commerciales. L’utilisation d’un logiciel de gestion des contrats permet aux entreprises d’optimiser les conditions de leurs accords.
La solution vise à exécuter et à surveiller un contrat d’une manière qui maximise à la fois les performances financières et opérationnelles tout en minimisant les risques, autant d’éléments essentiels à la réussite de l’entreprise. Même les entreprises de taille moyenne peuvent avoir des milliers de contrats actifs. Chaque transaction ajoute au niveau de complexité qu’il est impossible de gérer sans la technologie de support appropriée.
Réduction de risque
L’amélioration de la conformité des contrats s’accompagne de l’avantage significatif de la production de risques. L’application et l’exploitation des conditions générales les plus récentes, telles que spécifiées dans votre contrat, contribuent à améliorer la conformité globale. La gestion de la conformité est améliorée de 55 % en utilisant un système de gestion des contrats.
Du côté des achats, la normalisation des processus et des procédures réduit le montant des dépenses non-conformistes et le risque d’approvisionnement tout en augmentant l’effet de levier sur les dépenses. En fin de compte, les risques liés à la chaîne d’approvisionnement sont réduits et, dans l’ensemble, la gestion globale des risques est améliorée.
Meilleure gestion des documents
Avec un logiciel de gestion des contrats, vous n’avez pas besoin d’un service externe pour stocker les documents. Cela évite aussi l’utilisation d’un espace de bureau encombré par des classeurs en désordre. La numérisation des documents papier pourra se faire facilement depuis le système.
De plus, il est possible d’importer des contacts électroniques de n’importe quel type et d’afficher l’état du document avec d’autres détails pertinents. Les fonctionnalités, notamment le contrôle de version, vous permettent de garder une trace de tous vos contacts à partir d’un référentiel unique.
Visibilité accrue des contrats
Pour garantir une meilleure conformité, il est essentiel de stocker les fichiers dans un seul référentiel numérique. Ceci n’est pas le cas pour les systèmes de gestion des contrats sur papier. Grâce à ce référentiel, les collaborateurs pourront travailler avec des modèles de contrats récents.
En plus l’accès est beaucoup plus facile en cas de déplacement d’un membre du personnel. Les personnes autorisées peuvent en en effet y accéder via un site Web protégé par mot de passe partout et à tout moment. Cela offre ainsi une solution plus pratique aux différents collaborateurs.
Productivité accrue
Les prévisions sont beaucoup plus précises avec des données et des analyses améliorées. L’utilisation d’un système de gestion des contrats vous permet de mieux vérifier les jalons critiques et fournit des outils et des alertes automatisés afin de recevoir de notifications si nécessaire.
En vous débarrassant des processus manuels et en centralisant votre référentiel de documents, vous avez un meilleur contrôle sur l’efficacité de vos processus et de votre flux de travail. Les organisations doivent cependant s’assurer qu’elles gèrent adéquatement tous leurs accords et obligations. L’utilisation des outils appropriés pour suivre et surveiller les contrats fera une grande différence dans la façon dont vous gérez vos dépenses.
